2026年2月開催の天狗岳雪山初級講習について、定員6名を超える7名の申し込みを受け付けておりました。
（以下、オーバーブッキング事案とします）
この件で講習にご参加いただけなかった参加者の方※には、多大なご不便をおかけしてしまいました。
（※経緯説明のため、ここではA様と記載いたします）
再発防止のため、経緯を含めここに詳細を記します。
問題の発覚
A様からは11月に「2月講習」への申込を受け付けておりました。
しかし、申込受付後に誤ってA様の申込を「12月講習」のフォルダへ申込データを振り分けていました。
おそらく原因は、直前に他の方から続けて「12月講習」への申込が続いていたため、不注意によって誤操作を行ったことで今回への問題へとつながりました。
1月から予約システムを導入しましたが、昨年までは申込フォームを受け付ける方式でした。
そのため、申込受付後にメール返信をする際は「2月講習」への受付として返信を行っており、参加費も振込を受けておりました。
結果として、申込受付時は2月への参加として対応したものの、謝った申込データの振り分けを行ったことで、その後、12月への参加として取り扱っておりました。
今回のオーバーブッキング事案を認知したのは、2月開催の約1ヶ月半前の同講習の12月日程の開催時でした。
12月講習を開催時にA様が当日集合時に現れなかったことでA様に電話連絡を行いました。
その際に、私自身の申込受付後のミスが発覚しました。
また、A様の申込後に「2月講習」はA様以外に6名の申込が入っていたため、2月講習のオーバーブッキングが発生していることが分かったという次第です。
対応
その後、A様に直接お電話でご連絡をしました。
2月講習の定員6名のところ、7名が申込をしている状態になっているので、担当ガイドを増やし、定員6名から9名に増やして講習を行うことをご提案しました。
しかしながら、私の対応に不信を持たれていることを伺い、申込キャンセルとなりました。
当方のミスに由来するキャンセルのため、全額ご返金をさせていただきました。
この電話の際に、A様には謝罪を行いました。
重ねてこの場でも、深くお詫びを申し上げたいと思います。
申込時のデータを慎重に取り扱っていれば防げていたことです。
そして、このような人為的ミスは必ず再発するものと認識して、対応する必要があると考えました。
再び同じ事態を起こさないことが直近の急務であると考え、再発防止対策も含めて3月までに公表しますとお伝えしていました。
そのため、この度このような形で公表をすることにした次第です。
再発防止について
LISは私一人で運営している個人事務所であり、ダブルチェックが行われないために、ミスに気付くのが遅れたという側面があります。
しかし、一番の問題はそもそもミスが発生する余地の少ないシステムを導入しておくことが重要だと考えています。
このオーバーブッキング事案が発生する前から、予約システムの導入準備を行っていました。
そのため、事案の公表の前に再発防止対策を優先し、1月当初からの予約サイトの導入とその後のホームページのリニューアルを実施致しました。
予約サイトの導入とホームページのリニューアルはもともと予定していたことであり、私一人の個人事務所にとっては労力の大半を注力して実施する必要があります。
そのため、今回の事案の公表が後回しになってしまいましたが、なにとぞご理解を頂ければと思います。
元々、参加者数が増えてきてメール返信に時間がかかっていたため、自動的に予約受付を行うことを目的として予約システムの導入を考えていました。
（予約サイトの導入と併せてホームページの管理体制の変更も行いました）
その準備作業を行う中で、このようなオーバーブッキング事案が発生しました。
今回のように申込日程の勘違いなど、人為的なミスを防ぐことが出来るよう最善の対処を選んでいきたいと考えております。
今後の課題として、予約サイトを構築するのも私一人の作業となるため、入力ミスなどが発生する可能性があります。
そのため予約システムの導入後も、予約システムの内容と、ホームページ内の情報に齟齬が発生するという可能性があります。
この対策としては、予約開始後に内容のチェック作業日を設けることにしました
私一人で行う作業ではありますが、作業後に再チェックを行うことでダブルチェックを行っていきます
A様、この度は大変申し訳ありませんでした
人間は必ずミスを犯すものだと認識し、今後も気を引き締めて業務にあたります
今後ともよろしくお願いいたします
